Duże zmiany w ewidencji faktur VAT od lutego 2026 roku

Krajowa Administracja Skarbowa, której częścią są urzędy skarbowe, wdraża od lutego 2026 nowy system rejestrowania faktur VAT. Nosi on nazwę Krajowy System Elektronicznych Faktur (KSeF)

W tym systemie od lutego 2026 roku wystawisz, odbierzesz i przechowasz faktury VAT.

Wdrożenie KSeF służy cyfryzacji procesów fakturowania, ich księgowania i przechowywania. Pozwala także unikać błędów przy ich wystawianiu.

Obligatoryjne wystawianie faktur w KSeF – od kiedy i dla kogo?

• 1 lutego 2026 r. – najwięksi przedsiębiorcy (sprzedaż w 2024 r. – powyżej 200 mln zł brutto);

• 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy i wystawiający faktury;

• 1 stycznia 2027 r. - przedsiębiorcy i wystawiający faktury na łączną wartość sprzedaży do 10 tys. zł w miesiącu.

WAŻNE Powyższe daty dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur. Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. Wystawianie faktur w KSeF dla osób prywatnych – konsumentów jest dobrowolne.

Co zyskuje wystawca faktur VAT?

• ujednolicenie sposobu wystawiania faktur – mniejsze ryzyko błędów;

• usprawnienie obiegu dokumentów – faktury trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym;

• stały dostęp do faktur przez 10 lat – bez konieczności ich przechowywania samodzielnie;

• szybszy zwrot VAT – w terminie do 40 dni zamiast obecnie do 60 dni;

• zwiększenie wzajemnego zaufania przedsiębiorców – nabywca wie, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony.

Jak się przygotować do KSeF?

1.       Zdecyduj, jak będziesz korzystać z KSeF.

• przez program finansowo-księgowy – upewnij się, że jest on zintegrowany z KSeF lub skontaktuj z jego dostawcą,

• przez bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów tj. Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację mobilną KSeF i e-mikrofirmę. Aplikację Podatnika KSeF możesz testować od listopada 2025 r.

2. Uwierzytelnij się w wybrany sposób – profil zaufany, podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana – możesz to zrobić od listopada 2025 r.

3. Nadaj uprawnienia jeśli chcesz wskazać osobę, która w twoim imieniu będzie działała w systemie np. pracownika, księgową lub biuro rachunkowe – możesz to zrobić od listopada 2025 r.

 4. Wygeneruj certyfikat, aby w każdej sytuacji móc wystawiać faktury, tj. w trybach offline24/offline/ awaryjnych. Faktury w tym trybie muszą być oznaczone dwoma kodami QR – do jednego z nich (z napisem „CERTYFIKAT”) potrzebny jest Ci Certyfikat KSeF. Możesz go wygenerować od listopada 2025 r.